Hoe overleeft de office manager de verhuizing?

Een mens kan niet alles weten. Op deze regel bestaat een uitzondering: de office-manager. Die weten zo’n beetje wel alles. Waar iets ligt, wie er komt, wie er later komt, waar iets naar toe moet en wanneer. Vraag het en je krijgt antwoord. Organisaties raken daardoor verwend. Die denken dat het normaal is dat iemand alles weet.

Verhuisstress office manager

Waarschijnlijk is zo ook de gedachte ontstaan, dat een office manager alles weet tijdens een verhuizing. Wat eigenlijk rare gedachte is. Want als er even geen office is –immers verhuizing– dan is er natuurlijk ook even geen office manager. De medewerker, die normaal alles weet, zit dan een niveau lager: ze weet dan heel veel, maar niet alles. En dat doet hem of haar pijn. Dat heb je met tijdelijk ex-office managers. Ze raken er behoorlijk gestresst van als iedereen alles maar vraagt, terwijl ze het antwoord niet weten.

Erkende Project Verhuizer

Gelukkig zijn er organisaties die de office manager in zo’n benarde positie volkomen begrijpen. En die organisaties –altijd met het keurmerk Erkende Project Verhuizer– laten het niet bij begrip. Nee, met een heel arsenaal aan middelen zorgen ze ervoor, dat de office manager gespaard wordt. Ze voorkomen dat collega’s tijdens een verhuizing alles toch aan de office manager vragen. Hoe ze dit doen? Door ervoor te zorgen, dat die collega’s het antwoord al hebben. Door gauw te kijken op een helaas net afgesloten computer? Nee, door het antwoord daar neer te zetten, waar je het altijd ziet. Ja, waar zelfs mannen het zien.

Planning, draaiboek, instructies

Bijvoorbeeld de vraag: Waar moet deze verhuisdoos naar toe? Dat staat dus op de doos zelf met een niet te missen sticker. Compleet met de aanduiding van verdieping, kamer en zelfs het bureau of de kast. En staat die kast er al? Ja, want die is daar geheel volgens planning reeds eerder gebracht en in elkaar gezet. Ook hoeft niemand te vragen waar de kamer is en waar zijn bureau is. Want dat is allemaal al ingetekend en aangeduid. Op deze manier is nagenoeg alles van tevoren bekeken, besproken, doorgesproken. En daarna vastgelegd: in een verhuisplanning, een draaiboek voor de verhuisdag en in verhuisinstructies die elke medewerker krijgt uitgereikt.

Snel back in business

Door dit soort voorbereiding wordt de verhuizing voor iedereen overzichtelijk. Misschien vindt een office manager het een gek gezicht: allemaal drukke mensen die ineens veel minder vragen hebben. Gelukkig duurt het nooit te lang. Want een Erkende Project Verhuizer gaat ervan uit, dat het na een verhuizing zo gauw mogelijk business as usual moet zijn. Met een office manager die weer alles weet en –niet onbelangrijk– de verhuizing zonder stressstuipen heeft overleefd.