Een zakelijke verhuizing wordt nogal eens gezien als een moeizaam proces. Het is voor veel opdrachtgevers een uitstapje van hun kernactiviteiten. Zij voelen zich hierdoor ook een vreemde eend in de bijt. Echter het is wel een noodzaak dat het hele proces zorgvuldig gepland en uitgevoerd moet worden.
Een van de belangrijkste stappen in dit proces is het selecteren van een betrouwbaar en professioneel verhuisbedrijf. Hier komt het aanbestedingsproces om de hoek kijken. Dit proces helpt bedrijven om een geïnformeerde en weloverwogen keuze te maken, waardoor de kans op een soepele verhuizing aanzienlijk toeneemt.
Waarom een professioneel aanbestedingsproces?
Het aangaan van een overeenkomst voor verhuisdiensten moet iets opleveren voor alle betrokkenen. De opdrachtgever krijgt waar voor zijn geld, de opdrachtnemer realiseert een gezond rendement en de medewerkers van opdrachtnemer worden gewaardeerd om hun vakmanschap. Een dergelijke succesvolle relatie is het resultaat van verantwoordelijk marktgedrag. Voor de inkoop van verhuisdiensten op kwaliteit is een handreiking beschikbaar.
Het belang van certificering
Bij het kiezen van een verhuisbedrijf is het belangrijk om te letten op gecontroleerde kwaliteit. Voor projectverhuizingen betreft dit met name de certificering EPV. Deze biedt opdrachtgevers diverse voordelen:
- Kwaliteit en betrouwbaarheid: verhuisbedrijven met deze certificering voldoen aan strenge kwaliteitseisen en worden regelmatig gecontroleerd. Dit geeft de zekerheid dat ze professioneel en betrouwbaar zijn.
- Ervaring en expertise: Erkende Projectverhuizers hebben aantoonbare ervaring in zakelijke verhuizingen en beschikken over de juiste kennis en middelen om complexe verhuizingen efficiënt te laten verlopen.
- Garantie en verzekering: Bedrijven met een erkend keurmerk bieden vaak betere garanties en verzekeringen. Zo heeft een Erkende Projectverhuizer een leveringsgarantie die opdrachtgevers beschermt voor geleden schade indien de contractuele verplichtingen niet nagekomen worden.
- AVG-Proof: Erkende Projectverhuizers hebben maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen en houden zich aan de AVG-regels.
- VOG voor bedrijf -en medewerkers: Leden van de EPV kunnen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen voor zowel het bedrijf als de medewerkers. Zo weet de opdrachtgever dat ze met een betrouwbare partij te maken hebben.
- Ketenaansprakelijkheid: De opdracht nemende Projectverhuizer is aansprakelijk voor het werk van eventuele onderaannemers. Hiermee heeft de opdrachtgever de gemoedsrust in de zeldzame gevallen dat er een keer iets misgaat.
Risico’s van beunhazen?
Het kan verleidelijk zijn om te kiezen voor de goedkoopste offerte, vooral als het budget beperkt is. Echter, de keuze voor een ‘beunhaas’ brengt aanzienlijke risico’s met zich mee:
- Gebrek aan professionaliteit: Als de professionaliteit en expertise die nodig zijn voor een zakelijke verhuizing ontbreken, kan dat leiden tot slordig werk, vertragingen en logistieke problemen.
- Geen verzekering: Ongecontroleerde aanbieders hebben vaak onvoldoende of geen verzekering, omdat verzekeraars vanwege de schadestatistieken van die bedrijven de dekking tot een minimum beperken. Het risico van onderverzekering ligt op de loer waardoor u zelf opdraait voor eventuele schade, met alle gevolgen van dien.
- Onbetrouwbaarheid: Zo kunnen bijvoorbeeld afspraken niet worden nagekomen of onverwacht extra kosten opdoemen. Dit heeft dan weer z’n weerslag op de continuïteit van de bedrijfsvoering.
Uit bovenstaande blijkt wel dat een zorgvuldige selectie van een verhuisbedrijf essentieel is voor een succesvolle zakelijke verhuizing. Door te kiezen voor een EPV gecertificeerd verhuisbedrijf, minimaliseer je de risico’s en vergroot je de kans op een soepele en efficiënte verhuizing.