Do’s & Don’ts voor office managers, (directie)secretaresses
en managementassistenten.
Het besluit om te verhuizen is gevallen. Dus de office manager, (directie)secretaresse of managementassistent die normaal al aan alles denkt, moet nu twee keer aan alles denken. Immers, de zorg voor zaken op de toekomstige locatie komt erbij. Plus de verhuishectiek. Hier vindt u vier categorieën van do’s and dont’s, die helpen een succes te maken van de verhuizing.
Planning
Vroegtijdig en vrijblijvend een verhuizer erbij
Een Erkende Projectverhuizer weet alles over de ideale voorbereiding van een zakelijke verhuizing. Hoe eerder hij erbij gehaald wordt, hoe meer u profiteert van die kennis. Dat kan al beginnen in de vrijblijvende offertefase. Laat hem langskomen op de oude locatie en ook de nieuwe locatie bezoeken. Grote kans dat u op nuttige ideeën gebracht wordt.
Per se in één keer willen verhuizen
In één keer overgaan is vaak het beste om het reguliere bedrijfsproces het minste te storen. Maar blijf bedacht op mogelijke voordelen van gefaseerd verhuizen:
- zodat klanten doorlopend bediend kunnen worden
- zodat er minder verhuisstromen elkaar kruisen
- omdat fasering gepaard blijkt te gaan met lagere kosten
- zodat iedereen gewoon kan blijven werken
- (geen leegloop/verlaagde productiviteit)
Zwakke schakels zoeken
In een verhuizing kan een file-effect optreden. Als op de verhuisdag de ene ICT-verantwoordelijke met vakantie is, de andere ziek en de derde nog in een vertraagde trein zit… dan wordt er geen computer afgekoppeld, gaan de bureaus niet weg, de verhuiswagen ook niet, enz. Zoek de zwakke schakels en zorg voor een plan B. Een projectverhuizer heeft dit soort wens-en tegenslagscenario’s voor u paraat. Vraag naar die kennis.
Taakverdeling
Betrokkenen partijen inventariseren
Bij een verhuizing zijn allerlei externe partijen betrokken, variërend van leveranciers en stoffeerders tot omwonenden en parkeerwach-ters. Bekijk hun rol en bedenk, wanneer u welk beroep op hen moet doen. En omgekeerd, wanneer zij bij u komen met een vraag of (dwingend) verzoek.
Mondelinge afspraken medewerkers
Ook al zijn mensen van goede wil, ze moeten kunnen opzoeken en herlezen wat er is afgesproken over hun verhuistaak. Zorg daarom voor verhuisinstructies waarin staat wie, wat, wanneer doet. En af en toe ook nog hoe. Ga er niet van uit dat iedereen deze instructies uit zich zelf leest. Mondeling plus schriftelijk is de formule voor af-spraken die werken. Een speciale verhuisbijeenkomst is geen luxe.
Gedetailleerd draaiboek maken
De meeste tijd, kosten en zorgen bespaart u door te werken met een verhuisdraaiboek. Door het samenstellen daarvan krijgt u tijdig zicht op knelpunten in het proces. Voor iemand die niet dagelijks verhuist, is het maken van zo’n gedetailleerd draaiboek een flinke klus. Als het al mogelijk is om goed zicht te krijgen op de gewenste en ongewenste scenario’s. Echter, wie samenwerkt met een projectverhuizer krijgt vrijwel automatisch de beschikking over een op maat gemaakt draaiboek.
Veiligheid en zorgplicht
Anti-diefstal maatregelen
Er zijn opportunisten die op uw verhuismoment gespitst zijn. Overweeg extra bewaking van het gebouw als alles in handzame dozen zit. Personeel van een erkende projectverhuizer heeft altijd bedrijfskleding aan. Onbevoegden kunnen zich niet ongemerkt als verhuizer voordoen. Verhuist u met veel personeel? Dan is het te overwegen om speciale, per afdeling verschillend gekleurde verhuisbadges uit te reiken.
Krachtdemonstratie
U kent ze wel: collega’s die een lastig object wel eventjes door een trapgat heen willen tillen. Toch is dit niet zo’n goed idee gezien de risico’s. Blessures (arbeidsuitval), schade aan het object, schade aan het pas geverfde trapgat… Leg zulke problemen neer bij een projectverhuizer.
De lift laten bekleden
Geen gek idee, een liftinterieur tijdelijk bekleden met hardboard. Dit zorgt ervoor dat hij geen verhuisbeschadigingen oploopt én dat het tempo van belading niet teruggebracht wordt, omdat men voorzichtig moet zijn. Ook een aanrader: een lift-monteur stand-by houden. Want ja, het gebeurt liften kuren krijgen net op de dag dat ze heel hard moeten werken.
Voortgang
Verhuisdozen op bureaus
Niet handig. Want bureaus moeten doorgaans eerst verhuisd wor-den. Ook kunnen de onderkanten van dozen krassen veroorzaken op bureaubladen wanneer ze er met een schuivende beweging worden van af worden gehaald.
Sticker op alles wat mee moet
Dit scheelt veel onnodige vragen. Met op de sticker informatie over waar het object naar toegaat: verdieping, ruimte, kamer, wand/ werkplek. Dit voorkomt overbodige vragen tijdens de verhuishectiek. Koppel de uitdraai van de stickers aan een van/naarlijst. Plak de sticker op het daarvoor bedoelde vak aan de zijkant van de verhuis-doos en niet er bovenop. Immers als dozen gestapeld worden kan je de sticker niet meer lezen.
Afvoerdag vóór verhuisdag
Wat nu niet gebruikt wordt en op de nieuwe locatie ook niet, kan maar beter weg zijn voor de verhuiswagens komen. Los het via extra afvalcontainers, de bus van de kringloopwinkel of een ludieke veiling voor het personeel. Discussie over de vraag “Moet dit misschien toch mee?” is een beruchte tijdvreter op verhuisdagen.
Algemene tip: vraag hulp
Tijdens verhuizingen zijn overlast of uitloop van de planning eerder regel dan uitzondering. Verhuis-coördinatoren zijn daarom regelmatig overspannen. Helemaal als de verhuizing “even” naast de normale taken wordt gedaan. Ga daarom op zoek naar een Erkende Project Verhuizer. Die neemt de zorgen geheel, desgewenst gedeeltelijk uit handen.