Bedrijfsverhuizing: 12 do’s and don’ts voor de officemanager

Is het besluit om te verhuizen genomen? En wordt er met name naar jou gekeken, omdat je nu eenmaal heel sterk bent in dingen goed regelen? Dit gebeurt veel met office managers, (directie)secretaresses en Managementassistenten. Want verhuizen is eerst heel veel dingen regelen. Ergens tussendoor rijdt er een vrachtwagen heen en weer, maar het is toch vooral heel veel dingen regelen. Hier vind je vier categorieën van do’s and dont’s, die je steunen bij de voorbereiding van de verhuizing.

DO: vroegtijdig een verhuizer erbij halen (verplicht tot niets!)
Een Erkende Projectverhuizer weet alles over de ideale voorbereiding van een zakelijke verhuizing. Hoe eerder hij erbij gehaald wordt, hoe meer je profiteert van die kennis. Dat kan al beginnen in de vrijblijvende offertefase. Laat hem langskomen op de oude locatie en ook de nieuwe locatie bezoeken. Grote kans dat je op nuttige ideeën gebracht wordt.

DON’T: Per se in één keer willen verhuizen
In één keer overgaan is vaak het beste om het reguliere bedrijfsproces het minste te storen. Máár blijf bedacht op mogelijke voordelen van gefaseerd verhuizen:

  • zodat klanten doorlopend bediend kunnen worden
  • zodat er minder verhuisstromen elkaar kruisen
  • als fasering gepaard blijkt te gaan met lagere kosten
  • als iedereen gewoon kan blijven werken
  • Een Erkende Projectverhuizer adviseert graag over de keuze gefaseerd/in-één-keer.

DO: Zwakke schakels zoeken

In een verhuizing kan een file-effect optreden. Als op de verhuisdag de ene ICT-verantwoordelijke met vakantie is, de andere ziek en de derde nog in een vertraagde trein zit… dan wordt er geen computer afgekoppeld, gaan de bureaus niet weg, de verhuiswagen ook niet, enz. Zoek daarom zwakke schakels en zorg voor een plan B. Een Erkende Projectverhuizer heeft dit soort tegenslagscenario’s voor je paraat. Vraag naar die kennis.

DO: Betrokkenen partijen inventariseren

Bij een verhuizing zijn allerlei externe partijen betrokken, variërend van leveranciers en stoffeerders tot omwonenden en parkeerwachters. Bekijk hun rol en bedenk, wanneer je welk beroep op hen moet doen. En omgekeerd, wanneer zij bij jou komen met een vraag of
(dwingend) verzoek.

DON’T: Mondelinge afspraken met medewerkers

Ook al zijn mensen van goede wil, ze moeten kunnen opzoeken en nogmaals lezen wat er is afgesproken over hun verhuistaak. Zorg daarom voor verhuisinstructies waarin staat wie, wat, doet en wanneer. Soms ook nog hoe. Ga er niet van uit dat iedereen deze instructies uit zich zelf leest. Mondeling plús schriftelijk is de formule voor afspraken die werken. Een speciale verhuisbijeenkomst voorkomt veel problemen.

DO: Gedetailleerd draaiboek maken

De meeste tijd, kosten en zorgen bespaar je door te werken met een verhuisdraaiboek. Bij het samenstellen daarvan krijg je tijdig zicht op knelpunten in het proces. Echter, voor iemand die niet dagelijks verhuist, is het maken van zo’n gedetailleerd draaiboek een flinke klus. Probleem? Nee, een Erkende Projectverhuizer stelt altijd verhuisdraaiboek samen dat is afgestemd op specifiek jullie organisatie.

DO: Afvoerdag vóór verhuisdag

Wat nu niet gebruikt wordt en op de nieuwe locatie ook niet, kan meestal maar beter weg zijn lang voordat de verhuiswagens komen. Want geneuzel over de vraag “Moet dit misschien toch mee?” is een beruchte tijdvreter op verhuisdagen. Daar zit je niet op te wachten. Weg is weg! Het probleem van overbodige inventaris kun je oplossen:

  • via extra afvalcontainers, die tijdig zijn besteld
  • de bus van de kringloopwinkel
  • een ludieke veiling met de collega’s

Soms moet bepaalde inventaris blijven tot op de verhuisdag. De afvoer hiervan kan de Erkende Projectverhuizer uitstekend verzorgen.

DO: Anti-diefstal maatregelen

Er zijn opportunisten die gespitst zijn op jullie verhuismoment. Overweeg extra bewaking van het gebouw wanneer alles in handzame dozen zit. Personeel van een Erkende Projectverhuizer heeft altijd bedrijfskleding aan. Onbevoegden kunnen zich dus niet ongemerkt voordoen als verhuizer. Verhuizen jullie met veel personeel? Dan is het te overwegen om per afdeling verschillend gekleurde verhuisbadges uit te reiken.

DO: de lift laten bekleden

Wordt veel gedaan: een liftinterieur tijdelijk bekleden met hardboard. Dit zorgt ervoor dat de lift geen verhuisbeschadigingen oploopt én dat het tempo van belading niet teruggebracht wordt, omdat men voorzichtig moet zijn met de karren.

DO: liftmonteur stand-by houden

Ja, het gebeurt dat liften kuren krijgen uitgerekend op de dag dat ze heel hard moeten werken. Een monteur regelen die binnen 30 minuten ter plaatse kan zijn, is daarom verstandig. Erkende Project Verhuizers regelen dit standaard. (Zelf met ene back-up voor de monteur).

DON’T: Verhuisdozen op bureaus

Niet handig. Want bureaus moeten doorgaans eerst verhuisd worden. Ook kunnen de onderkanten van dozen krassen veroorzaken op bureaubladen wanneer ze er met een schuivende beweging worden van af worden gehaald.

DO: Sticker op alles wat mee moet

Scheelt veel onnodige vragen. Met op de sticker informatie over waar het object naar toegaat: verdieping, ruimte, kamer, wand/werkplek. Dit voorkomt overbodige vragen tijdens de verhuishectiek. Koppel de uitdraai van de stickers aan een van/naar-lijst. Plak de sticker op het daarvoor bedoelde vak aan de zijkant van de verhuisdoos. Niet er bovenop. Want als dozen gestapeld worden kan je de sticker niet meer lezen…