Door COVID-19 is bij veel ondernemingen de mogelijkheid van een kantoorverhuizing veel actueler geworden. En dus ook het scenario dat de ICT verhuist. Is dit ook van toepassing op jouw bedrijf? Hieronder zie je 7 onderwerpen, waarover je liever van tevoren nadenkt dan achteraf.
Vóór alles: overzicht
Een verhuizing legt vaak de vraag op tafel, welke software er allemaal in de organisatie gebruikt wordt en op welke manier. Regelmatig komt daar geen volledig antwoord op. Het is logisch om dit probleem tezamen met de verhuizing op te pakken. Echter niet tijdens of na de verhuizing. Inventariseer ruimschoots voor het verhuismoment wat er allemaal in huis is en hoe het wordt gebruikt.
Ook vooraf: migreren
Als data en programmatuur overgezet moeten worden op nieuwe servers en computers, doe dit dan voor de fysieke verhuizing. Helemaal als je naar aanleiding van de verhuizing nieuwe software in gebruik gaat nemen.
Testen
Definieer die voorafgaand aan de verhuizing een aantal testen, die je wilt uitvoeren. Vragen hierbij zijn o.a.:
- Welke functionaliteiten moeten het doen?
- Wat zijn de minimale performance-eisen?
- Hoe zetten we onze data terug?
Zet de inhoud van de testen van tevoren zo op schrift dat je de aandachtspunten kan afvinken.
Inventariseer keuze: cloud of eigen apparatuur
Overzetten op andere hardware hoeft uiteraard niet per se hardware te zijn die in eigen huis staat. De mogelijkheden tot het gebruik van de cloud worden met de dag groter. Dat geldt niet alleen voor de data maar ook voor het platform, de software en de infrastructuur. Deze zijn tegenwoordig allemaal als een service in te kopen (PaaS, SaaS en IaaS). Tip: als u een provider kiest voor het datamanagement, neem er dan een die hoog scoort op de factor klantbetrokkenheid.
Regel een volledige back-up
Apparatuur die al een hele tijd onafgebroken draait, kan het nog wel eens compleet begeven als deze wordt uitgezet. Neem hiermee geen risico. Zorg voorafgaand aan de verhuizing voor een goede en volledige back-up van de data. De kosten van verstoringstijd zijn al gauw hoger dan die van hardware. Dus zorg dat eventuele reserve-hardware ter plekke aanwezig is. Of dat een veilige opslag in de cloud is verzekerd.
VOIP
Als je bedrijf nog gebruik maakt van traditioneel telefoonverkeer, dan is een verhuizing de gelegenheid om over te gaan op VOIP. Dit is spraakverkeer via je internetverbinding. Voordeel: de kosten van een telefoonlijn heb je dan niet meer. Kies wel voor een provider met een kwalitatief hoger VOIP-platform, zodat je belverkeer minder kwetsbaar is voor storingen.
Kabels
Check bij de bezichtiging van een eventuele nieuwe locatie welk type kabel in het pand ligt. Glasvezel is de top, maar het alternatief eronder kan ook voldoende zijn. Bijvoorbeeld als je doorgaans geen zware bestanden hoeft te uploaden. Hoe dan ook, als de kabel vervangen moet worden, laat dit dan tijdig doen. Het kan zomaar weken duren voordat een leverancier je order kan uitvoeren.