“Hoe komen wij met zo min mogelijk kosten van locatie nu naar locatie straks?” Dit is de centrale vraag bij de verhuizing van een organisatie. De focus ligt op kosten, waaronder de kosten door onderbreking van het (primaire) proces. Hoe korter de onderbreking, hoe beter.
Hieronder ziet u een lijst van punten. Deze helpen niet alleen om onnodige schadeposten te voorkomen. Ze geven ook een indicatie van wat er allemaal komt kijken bij een verhuizing. En dan is het een kwestie van kiezen: de taak zelf uitvoeren en zelf het risico lopen. Of uitbesteden aan een verhuizer voor wie projecten als deze dagelijks werk zijn.
Verhuiscoördinator, draaiboek, team, planning
- Benoem een verhuiscoördinator. Eén centraal aanspreekpunt voor de hele verhuizing.
- Laat de verhuiscoördinator dit voorbeeld van een verhuisdraaiboek downloaden en lezen. Een verhuisdraaiboek is essentieel om klassieke valkuilen te ontwijken.
- Stel zo nodig met de verhuiscoördinator nog een verhuisteam samen. Bijvoorbeeld met een IT-specialist, een assistent-coördinator (vervanger) of een coördinator die aanwezig is op de uitlaadlocatie
- Maak met de verhuiscoördinator de verhuisplanning op. Zo weinig mogelijk taken uitvoeren op de verhuisdag zelf. Dat is de kunst!
– Voortgang verhuizing maanden van tevoren - Indelingsplan nieuwe locatie
– aansluitingen (verlichting, energie, IT) controleren/laten aanpassen
– werkplekken inschetsen - Verhuismaterialen 8 weken van tevoren in huis: dozen, inpakmateriaal.
- Verhuisdozen 8 weken van tevoren ter beschikking stellen. Medewerkers kunnen dan telkens een handig moment pakken tussen het eigenlijke werk door. Tijdig ingepakt zijn voorkomt chaos en stress. Verder dwingen de dozen om na te denken wat eigenlijk niet meer mee hoeft.
- Route checken van de verhuiswagens op eventuele verkeersstremmingen zoals (geplande) wegwerkzaamheden of –afzettingen.
- Vergunning en politiebegeleiding aanvragen voor het volgen van een normaal niet toegestane aanrijroute.
- Stel de eerste versie van het verhuisplan op. Het verhuisplan –niet te verwarren met de verhuisplanning– vermeldt wie wat doet, wanneer en waarmee. Dit gedetailleerde document voorkomt dat de verhuiscoördinator continu bestookt wordt met allerlei vragen.
- Afspraak met externe monteurs voor afkoppelen en verhuisklaar maken van apparaten (koffiemachine, kopieermachine, watercooler).
- Afspraak maken over verhuizing van apparaten die contractueel alleen door de leasende partij mogen worden verhuisd.
- Afspraak maken voor stand-by houden van een liftmonteur en een vervanger op de verhuisdag. Aanrijtijd: minder dan 30 minuten.
- Plan opstellen voor interne beveiliging (diefstal van goederen, geld, data). Regelen van de herkenbaarheid van medewerkers en hun bevoegdheid tot het betreden van bepaalde ruimten. Verhuiscoördinator en projectmanager (van de verhuizer) spreken dit door.
- Permanente aanwezigheid regelen van voldoende BHV’ers en EHBO-trommel op laad- en loslocatie.
– Voortgang verhuizing weken van tevoren - Geef aan de projectmanager 3 weken van te voren de patchlijsten voor telefoons en IT.
- Laat 2 weken van te voren alle overbodige zaken afvoeren. Tip: veil overbodige zaken onder de medewerkers en besteed de veilingopbrengst aan een gezamenlijk gekozen doel.
- Schoonmaken van de nieuwe locatie.
- Oude buren inlichten i.v.m. met verhuisoverlast:
– parkeerplaatsen
– gebruik liften - Nieuwe buren inlichten i.v.m. met verhuisoverlast:
– parkeerplaatsen
– gebruik liften - Maak een aangepaste versie van het verhuisplan (verwerken van voortschrijdend inzicht en veranderingen).
- Maak een aangepaste versie van het indelingsplan op de loslocatie.
- Laat materiaal ter bescherming van hoeken, muren, liften en vloeren daags voor de verhuizing bezorgen op de laad- en loslocatie.
Deze checklist is algemeen van toepasbaar op de verhuizing van een kantoororganisatie. De Erkende Projectverhuizers beschikt ook over gespecialiseerde draaiboeken (gaan veel verder dan een checklist) voor de verhuizing van:
• zorginstelling
• ICT-apparatuur
• laboratoria
• magazijnen
• onderwijsinstelling
• bibliotheek of archief
• museum