Bedrijf verhuizen: 16 vragen voordat u de opdracht geeft

Kan een verhuizing mislukken? Helaas, ja. Wanneer het normale bedrijfsproces veel later op gang komt dan gepland, wanneer er schade is aan gebouw of inventaris, wanneer een medewerker ziek thuis is komen te zitten, wanneer er dingen (data!) ineens zijn verdwenen, wanneer het verhuisbudget flink wordt overschreden… dan is een verhuizing niet geslaagd, ook al heeft de verplaatsing plaatsgevonden.

Kwaliteit en garanties

Gelukkig is er een goede manier om de kans op bovenstaande scenario’s te minimaliseren. Of om met succes verhaal te kunnen halen bij de uitvoerende verhuizer, als het toch mis gaat. Hoe? Door een verhuizer in schakelen die de kwaliteit van zijn uitvoering onafhankelijk laat toetsen aan een complex van eisen. Een gecertificeerde verhuizer dus.

16 vragen voor de verhuizer van uw organisatie

In Nederland is dat een verhuizer die het keurmerk Erkende Projectverhuizer (EPV) mag voeren. Hieronder leest u 16 vragen die alles te maken met de certificering, die recht geeft op het EPV-keurmerk. Zij kunnen u goed van pas komen als u de offerte van een keurmerkloze verhuizer vergelijkt met die van een Erkende Projectverhuizer.

Over de kwaliteit van de uitvoering

1 Zijn de Projectleider en Voormannen gediplomeerd?
Een Erkende Projectverhuizer stelt voor de uitvoering van de verhuisopdracht altijd een Projectleider aan. Deze is gediplomeerd met OEV erkend diploma Projectleider. Zijn er gelijktijdig 5 verhuizers of meer aan het werk? Dan wordt dit team altijd aangestuurd door minimaal 1 erkend gediplomeerde Voorman projectverhuizer.

2 Zijn de Verhuismedewerkers gediplomeerd?
Het team dat de verhuisopdracht uitvoert, bestaat minimaal voor 50% uit erkend gediplomeerde Inboedel- of Projectverhuizers. Teamleden die langer dan 2 jaar in dienst zijn bij een Erkende Projectverhuizer, dienen hoe dan ook het bijbehorende diploma te hebben behaald. Verder heeft elke uitvoerende medewerker het basisdiploma veiligheid VCA. Tijdens de verhuizing en beschikt hij over een bewijs hiervan.

3 Hoe zijn de Handymannen opgeleid; hebben ze een NEN 3140 VOP
De Handymannen die certificaathouders in dienst hebben (verplicht minimaal 1 per verhuisbedrijf), hebben altijd een erkend diploma Handyman. Voor veilige en deskundige omgang met elektrotechnische installaties beschikt de Handyman over een erkend en geldig
certificaat NEN 3140 VOP.

4 Hoe serieus zijn jullie over het evaluatie van de verhuizing
Het kwaliteitshandboek van de Erkende Project Verhuizers is daar duidelijk over: evaluatie van de verhuisopdracht is verplicht. (Tenzij de klant dit echt niet wil). Bij een eenmalig contract volgt evaluatie sowieso bij afloop. Bij een meerjarencontract vindt evaluatie minimaal 1 keer per jaar plaats.

5 Hoe transparant zijn jullie over klanttevredenheid?
Elke Erkende Projectverhuizer neemt deel aan het doorlopende, collectieve
klanttevredenheidsonderzoek van EPV. De klantbeoordelingen zijn openbaar te zien via de onafhankelijke organisatie Klantenvertellen. De widget staat op deze site en op de site van elke certificaathouder. 100% transparantie dus.

Over zekerheid

6 Hoe is de WA verzekering geregeld?
Een certificaathouder is te allen tijde voor bedrijfsaansprakelijkheid verzekerd. De minimale dekking bedraagt € 2.268.901 per gebeurtenis.

7 Hoe zit het met ISO 9001: 2015?
De Erkende Projectverhuizer beschikt over een geldig certificaat ISO 9001: 2015. Hiervan zijn de scope en de processen in het kwaliteitshandboek gericht op het uitvoeren van de verhuisopdracht. Dit certificaat moet zijn afgegeven door een instantie, die voldoet aan de Europese normenreeks EN 45000 (oftewel RvA-erkend is). Het kwaliteitshandboek bevat voor elke eigen medewerker een verwijzing naar een individueel opleidingsplan.

8 Werken jullie altijd met een Draaiboek?
Een draaiboek wordt volgens het reglement opgesteld zodra:
a) de opdrachtgever dit verzoekt of
b) de verhuisopdracht meerdere momenten van
werkoverdracht (personeelswisselingen) kent

In de praktijk werkt een Erkende Projectverhuizer altijd met een draaiboek. Want dit geeft alle betrokkenen een goede houvast. Want het draaiboek beschrijft tot in detail wat er moet gebeuren, welke middelen hiervoor nodig zijn, wie welke taken heeft en wat de geldigheid van het draaiboek is (revisie).

9 Welke zekerheidsaspecten moet een Verhuisovereenkomst benoemen?
In de verhuisovereenkomst moeten onder meer de volgende punten expliciet zijn geregeld:

  1. de mate van veiligheid die de opdrachtgever wenst bij de uitvoering
    van de verhuisopdracht. Bijvoorbeeld omgang met privacygevoelige
    informatie en de wijze waarop deze veiligheid is geborgd
  2. het overeengekomen dienstenniveau: kwaliteitseisen
    van de te leveren dienst, eventuele prestatie-indicatoren
    en bijbehorende normen; verder een verzekering die aansluit
    op de bestaande voorwaarden
  3. de gewenste mate van herkenbaarheid van verhuis-medewerkers
    (bijvoorbeeld herkenbare bedrijfskleding)

10 Welke eisen stellen jullie aan Referentieverklaringen?
Een certificaathouder dient recente ervaring met verhuisopdrachten aan te tonen. Namelijk met 5 referentieverklaringen van opdrachtgevers. Deze betreffen werkzaamheden in voorafgaande 12 maanden. De gezamenlijke waarde bedraagt € 40.000 of hoger. Uit de referentieverklaring moet blijken dat de verhuisopdracht is uitgevoerd:
• binnen de afgesproken tijd
• binnen het afgesproken budget
• naar tevredenheid

Over veiligheid

11 Zijn jullie gecertificeerd volgens VCA/OHSAS 18001
Een Erkende Project Verhuizer beschikt over een geldig VCA-certificaat (Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers) of over een geldig certificaat OHSAS 18001: 2015 met als scope de uitvoering van verhuisopdrachten.

12 Hoe is de financiële en juridische integriteit geregeld?
De certificaathouder en een eventueel door deze in te zetten derde partij beschikt over een geldige verklaring omtrent gedrag voor rechtspersonen(VOG-RP) dan over wel een geldige gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Voor elke betrokken medewerker is een geldige verklaring omtrent gedrag voor natuurlijke personen (VOG-NP) met Algemeen Screeningsprofiel 41 afgegeven.

13 Hoe gaan jullie om met schade, vermissing, verlies en diefstal?
Het kwaliteitshandboek borgt aantoonbaar het verantwoord optreden bij schade en bij de preventie, afhandeling en reductie van schade. Dezelfde aandacht wordt besteed aan de onderwerpen vermissing, verlies en diefstal. Juist door open te kijken naar deze ongemakkelijke onderwerpen kunnen we voorkomen, dat ze zich praktisch voordoen.

14 Hebben jullie een Bedrijfscontinuïteitsplan (BCP)?
Een calamiteit aan de zijde van het verhuisbedrijf mag de opdrachtgever nooit raken. Daarom maakt een bedrijfscontinuïteitsplan deel uit van het kwaliteitshandboek. Hierin staat onder meer welk ander gecertificeerd verhuisbedrijf de nakoming van de verhuisopdracht verzorgt, mocht dat onverhoopt nodig zijn. Met minimaal 1 EPV-gecertificeerd verhuisbedrijf is daartoe een overeenkomst gesloten.

Over milieu, gezondheid & maatschappelijke verantwoordelijkheid

15 Zijn jullie ISO 14001-gecertificeerd?
Een Erkende Projectverhuizer beschikt over een geldig ISO 14001 certificaat. Dit milieumanagementsysteem betreft het uitvoeren van verhuisopdrachten, zowel de praktische werkzaamheden als de backoffice. Het certificaat dient afgegeven te zijn door een instantie die voldoet aan de Europese normenreeks EN 45000 (RvA erkend).

16 Hebben jullie de Code Verantwoordelijk marktgedrag onderschreven?
We onderschrijven en handelen volgens de Code Verantwoordelijk marktgedrag (branches schoonmaak, beveiliging, contractcatering en verhuizen). Met name de CAO beroepsgoederenvervoer wordt stipt nageleefd.