4 Veelgestelde vragen + 16 relevante punten
Bij verhuisoffertes speelt vaak een appels-en-perenprobleem. Je organisatie verhuist nou eenmaal niet elk jaar. En dus heb je bij de keuze voor een verhuizer niet zoveel kosten/baten-gevoel wanneer je offertes vergelijkt. Krijgen wij voor die laagste prijs wel evenveel? Betalen we bij die hoogste prijs niet voor overbodige zaken? En wat zien we misschien over het hoofd?
Eén ding is zeker, opdrachtgevers die kozen voor de Erkende Projectverhuizer blijken daar achteraf geen spijt van te hebben. Via de onafhankelijke site Klanten Vertellen, waarderen zij ons werk met gemiddeld een 8,6. Gecertificeerde kwaliteit heeft duidelijk waarde.
Naast 4 veelgestelde vragen vind je in dit document ook 16 punten van die van belang zijn in onze certificering. Deze liggen in de sfeer van uitvoeringskwaliteit, zekerheid, veiligheid en milieugezondheid-MVO.
Voordelen die ondernemers relevant vinden
Ondernemers kiezen voor de Erkende Projectverhuizer om verschillende redenen. Deze worden het meest genoemd:
- minimale verstoring van onze bedrijfsprocessen
- overzicht van het totale verhuisproces
- adequate analyse van risico’s op (gevolg)schade
- de begeleiding van het proces, alles zit strak in elkaar
- de uitvoerders zijn vaklui, mooi hoe ze alles aanpakken
- we worden ontzorgd, ik heb een duidelijk aanspreekpunt
- ze zijn integer, gaan netjes om met mijn spullen
- hun aanvullende dienstenpakket sluit goed aan
4 praktische vragen over gecertificeerde kwaliteit
Wat is dat, een Erkende Projectverhuizer?
Dat is een Erkende Verhuizer, die toegerust is om een zakelijke verhuizing uit te voeren én die daarbij objectief voldoet aan de vereisten van het EPV-keurmerk.
Waar gaat het EPV-Keurmerk over?
Over alles wat nodig is om een zakelijk verhuistraject verstandig en kostenbesparend uit te voeren. Het keurmerk garandeert value for money. Denk aan pro-activiteit, service, verzekeringen, garanties en veiligheid. Het keurmerk heeft ook alles te maken met een manier van zakendoen: met respect voor mensen en milieu.
Wie toetst een verhuisbedrijf?
Niet de EPV-organisatie zelf. Een onafhankelijke certificerende instelling gaat na of een verhuizer (nog steeds) voldoet aan alle kwaliteitseisen, waaronder ook ISO 14001 en OHSAS 18001. In ons geval is de certificerende instelling: BSI.
Ook nuttig voor ons soort organisatie?
Ja, de Erkende Projectverhuizer heeft ervaring met elk type zakelijke verhuizing: o.a. kantoren, fabrieken, archieven, magazijnen, ziekenhuizen en zorginstellingen, scholen en musea. Van al deze ervaring profiteert de opdrachtgever.
16x gecertificeerde kwaliteit in epv–keurmerk
Een Erkende Verhuizer kan gecertificeerd worden (en blijven) als Erkende Projectverhuizer, als hij voldoet aan de vereisten van het EPV-keurmerk. Deze vereisten zeggen veel over ons niveau van dienstverlening én over een aantal risico’s waar een verhuizende organisatie tegenaan kan lopen. Een aantal vereisten lichten wij er hier uit.
Kwaliteit van de uitvoering
Gediplomeerde Projectleider en Voormannen
Voor de uitvoering van de verhuisopdracht is er altijd een projectleider. En deze is gediplomeerd met OEV erkend diploma Projectleider. Zijn er gelijktijdig 5 verhuizers of meer aan het werk? Dan wordt dit team altijd aangestuurd door minimaal 1 erkend gediplomeerde Voorman projectverhuizer.
Gediplomeerde Verhuismedewerkers, VCA
Het team dat de verhuisopdracht uitvoert, bestaat minimaal voor 50% uit erkend gediplomeerde Inboedel- of Projectverhuizers. Teamleden die langer dan 2 jaar in dienst zijn bij een Erkende Projectverhuizer, dienen hoe dan ook het bijbehorende diploma te hebben behaald. Verder heeft elke uitvoerende medewerker het basisdiploma veiligheid VCA en beschikt hij tijdens de verhuizing over een bewijs hiervan.
Gediplomeerde handyman, NEN 3140 VOP
De handymannen in dienst van certificaathouders (verplicht minimaal 1 per verhuisbedrijf), hebben altijd een erkend diploma Handyman. Voor veilige en deskundige omgang met elektrotechnische installaties beschikt de handyman over een erkend en geldig certificaat NEN 3140 VOP.
Evaluatie met opdrachtgever
Het kwaliteitshandboek van een certificaathouder vereist en borgt de evaluatie van de verhuisopdracht. Bij een eenmalig contract bij afloop, bij een meerjarencontract minimaal 1 keer per jaar.
Evaluatie met opdrachtgever
Elke certificaathouder neemt deel aan het doorlopende, collectieve klanttevredenheidsonderzoek van EPV. De klantbeoordelingen zijn openbaar te zien via de onafhankelijke organisatie Klantenvertellen, waarvan de widget te zien is op de website van elke certificaathouder en op de website zakelijkverhuizen.nl.
Zekerheid
WA verzekering
Een certificaathouder is voor bedrijfsaansprakelijkheid verzekerd voor een minimale dekking ter grootte van € 2.268.901 per gebeurtenis.
ISO 9001: 2015 en medewerkers
De Erkende Projectverhuizer beschikt over een geldig certificaat ISO 9001: 2015. Hiervan zijn de scope en de processen in het kwaliteitshandboek gericht op het uitvoeren van de verhuisopdracht. Dit certificaat moet zijn afgegeven door een instantie, die voldoet aan de Europese normenreeks EN 45000 (oftewel RvA-erkend is). Het kwaliteitshandboek bevat voor elke eigen medewerker een verwijzing naar een individueel opleidingsplan.
Draaiboek
Het draaiboek beschrijft tot in detail wat er moet gebeuren, welke middelen hiervoor nodig zijn, wie welke taken heeft en wat de geldigheid van het draaiboek is (revisie). Een draaiboek wordt volgens het regelement opgesteld zodra:
a) de opdrachtgever dit verzoekt of
b) de verhuisopdracht meerdere momenten van werkoverdracht (personeelswisselingen) kent
In de praktijk werkt een Erkende ProjectVerhuizer altijd met een draaiboek. Want dit geeft alle betrokkenen een goed houvast.
Verhuisovereenkomst
In de verhuisovereenkomst moeten onder meer de volgende punten expliciet zijn geregeld:
- de mate van veiligheid die de opdrachtgever wenst bij de uitvoering van de verhuisopdracht. Bijvoorbeeld omgang met privacygevoelige informatie en de wijze waarop deze veiligheid is geborgd
- het overeengekomen dienstenniveau: kwaliteitseisen van de te leveren dienst, eventuele prestatie-indicatoren en bijbehorende normen; verder een verzekering die aansluit op de bestaande voorwaarden
- de gewenste mate van herkenbaarheid van verhuismedewerkers (bijvoorbeeld herkenbare bedrijfskleding)
Referentieverklaringen
Een certificaathouder dient recente ervaring met verhuisopdrachten aan te tonen. Namelijk met 5 referentieverklaringen van opdrachtgevers. Deze betreffen de voorafgaande 12 maanden en hebben gezamenlijk een waarde van € 40.000 of hoger. Uit de referentieverklaring moet blijken dat de verhuisopdracht is uitgevoerd:
- binnen de afgesproken tijd
- binnen het afgesproken budget
- naar tevredenheid
Veiligheid
Certificering VCA/OHSAS 18001
Een Erkende ProjectVerhuizer beschikt over een geldig VCA-certificaat (Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers) of over een geldig certificaat OHSAS 18001: 2015 met als scope de uitvoering van verhuisopdrachten.
Financiële en juridische integriteit
De certificaathouder en een eventueel door deze in te zetten derde partij beschikt over een geldige verklaring omtrent gedrag voor rechtspersonen(VOG-RP) dan wel over een geldige gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Voor elke betrokken medewerker is een geldige verklaring omtrent gedrag voor natuurlijke personen (VOG-NP) met Algemeen Screeningsprofiel 41 afgegeven.
Omgang met schade, vermissing, verlies en diefstal
Het kwaliteitshandboek borgt aantoonbaar het verantwoord optreden bij schade en bij de preventie, afhandeling en reductie van schade. Dezelfde aandacht wordt besteed aan de onderwerpen vermissing, verlies en diefstal. Juist door open te kijken naar deze ongemakkelijke onderwerpen kunnen we voorkomen, dat ze zich praktisch voordoen.
Bedrijfscontinuïteitsplan (BCP)
Een calamiteit aan de zijde van het verhuisbedrijf mag de opdrachtgever nooit raken. Daarom maakt een bedrijfscontinuïteitsplan deel uit van het kwaliteitshandboek. Hierin staat onder meer welk ander gecertificeerd verhuisbedrijf de nakoming van de verhuisopdracht verzorgt, mocht dat onverhoopt nodig zijn. Met minimaal 1 EPV-gecertificeerd verhuisbedrijf is daartoe een overeenkomst gesloten.
Milieu, gezondheid & maatschappelijke verantwoordelijkheid
ISO 14001
Een Erkende ProjectVerhuizer beschikt over een geldig ISO 14001 certificaat. Dit milieumanagementsysteem betreft het uitvoeren van verhuisopdrachten, zowel de praktische werkzaamheden als de backoffice. Het certificaat dient afgegeven te zijn door een instantie die voldoet aan de Europese normenreeks EN 45000 (RvA erkend).
Code Verantwoordelijk marktgedrag
De certificaathouder onderschrijft en handelt volgens de Code Verantwoordelijk marktgedrag (branches schoonmaak, beveiliging, contractcatering en verhuizen). Met name de CAO beroepsgoederenvervoer wordt stipt nageleefd.
Welke behandeling verdient je onderneming?
De best mogelijke behandeling. Dat zonder meer. Maar dit zul je óók willen weten: verdient deze best mogelijke behandeling zich ook terug? Voor een reëel antwoord op die vraag kun je het beste om de tafel gaan zitten met een Erkende ProjectVerhuizer. U vindt de adressen op ww.zakelijkverhuizen.nl.
Een vakman geeft –vrijblijvend– een goede indruk van wat er bespaard wordt aan kosten en risico’s, wanneer het verhuizen in handen is van Nederlands meest ervaren en vertrouwde verhuizers.